Dokumentierte Information: Exkurs ISO 15489-1:2016

Dokumentierte Information: Exkurs ISO 15489-1:2016 150 150 DI Harald Staska

Dokumentierte Information; ein neuer Begriff:
Der neue Begriff umfasst jene Aspekte, welche in der ISO 9001:2008 als Aufzeichnung, Dokument oder dokumentierte Verfahren bezeichnet werden. Bei Vorgabedokumenten ist die Sprache der ISO 9001:2015 bezogen auf die dokumentierte Information „maintain“ (aufrechterhalten), bei Aufzeichnungen „retain“ (aufbewahren).

Wenn die ISO 9001:2015 Anforderungen hinsichtlich dokumentierter Information definiert, so wird explizit auf diese Notwendigkeit hingewiesen. Zusätzlich muss das QMS der Organisation auch jene dokumentierte Information beinhalten, welche die Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des QMS bestimmt hat.

Vergleich zu den Anforderungen der ISO 9001:2008:
Die Anforderungen hinsichtlich „Lenkung von Dokumenten“ sowie „Lenkung von Aufzeichnungen“ sind unter Abschnitt 4.2 ff definiert. Neu/geändert in der ISO 9001:2015 ist, dass sowohl weder ein Qualitätsmanagementhandbuch („QMHB“), noch die „6 dokumentierte Verfahren“ (Anm.: Lenkung von Dokumenten, Lenkung von Aufzeichnungen, Internes Audit, Lenkung fehlerhafter Produkte, Korrekturmaßnahmen, Vorbeugungsmaßnahmen) explizit gefordert werden. Dadurch wird zum einen die Eigenverantwortlichkeit, zum anderen der selbst definierte Gestaltungsspielraum der Organisation diesbezüglich gefordert aber auch gefördert.

Exkurs ISO 15489-1:2016:
Die am 15.04.2016 veröffentlichte ISO 15489-1, „Records management Part 1: Concepts and principles“ (sowie deren Bibliographie), liefert möglicherweise für all jene, die sich mit Dokumentenmanagement auseinandersetzen, interessante Konzepte und Grundsätze.

 

Weiterführende Links:
ISO 15489-1:2016 – Abstract
Preview ISO 15489-1:2016
Lowdown by Cassie Findlay, the Project Leader of the working group: Records management in the digital age

DI Harald Staska

DI Harald Staska

Gründer & Geschäftsleitung von STASKA consulting; Berater, Trainer und Auditor, Österreichischer Delegierter in den technischen Komitees ISO/TC 176/SC 2 (Anm.: ISO 9001) und ISO/TC 176/SC 3/WG 24 (Anm.: ISO/AWI 10009), Experte von Austrian Standards International und Stv. Vorsitzender im Komitee 129 "Qualitätsmanagementsysteme und Business-Excellence".

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