Covid-19 – Wissenswertes bzgl. 3rd party Audits

Covid-19 – Wissenswertes bzgl. 3rd party Audits 895 571 DI Harald Staska

Akkreditierung Austria, die österreichische nationale Akkreditierungsstelle von Konformitätsbewertungsstellen gemäß Verordnung (EG) 765/2008, hat den Leitfaden 41 „Reaktion auf außerordentliche Ereignisse oder Umstände“ veröffentlicht.

Nachfolgend wissenswerte Auszüge aus diesem Dokument:

Begriff: „Außergewöhnliches Ereignis oder Umstand“
Ein Umstand, der sich der Kontrolle der Organisation entzieht, allgemein als „Gewalt“ bezeichnet wird oder „höhere Gewalt“.
Beispiele sind Krieg, Streik, Aufruhr, politische Instabilität, geopolitische Spannung, Terrorismus, Kriminalität, Pandemie, Überschwemmung, Erdbeben, böswilliges Hacken von Computern, andere natürliche oder vom Menschen verursachte Katastrophen.
(Quelle: IAF ID 3: 2011)

Erstzertifizierung und Erweiterungen des Umfanges
Die Erstzertifizierung und die Erweiterung bestehender Bereiche können nur dann durchgeführt werden, wenn das geplante vollständige Audit und die Bewertung möglich sind, zumal es in solchen Fällen nicht möglich ist, eine Zertifizierungsentscheidung mit vorhandenen Informationen aus früheren Audittätigkeiten zu unterstützen.
Daher ist in einer Zeit, in der aufgrund außergewöhnlicher Umstände ein normaler Betrieb und eine normale Auditierung nicht möglich ist, eine Erstzertifizierung und eine Erweiterung des bestehenden Zertifizierungsumfangs nicht möglich.

Überwachungsaktivitäten (Überwachungsaudits, periodische Audits)
Es sind möglichst alle Audits im Falle außerordentlicher Ereignisse oder Umstände mittels „remote assessments“ & begleitendem „document review“ – oder vergleichbar verlässlicher Auditmethoden – durchzuführen.
Nur wenn dies nicht möglich ist, ist im Falle

  • des ersten Überwachungsaudits nach der Erstzertifizierung eine Verschiebung des Audits von nicht mehr als 6 Monaten (18 Monate ab Datum der Erstzertifizierung)
  • nachfolgender Überwachungsaudits eine Verschiebung des Audits von nicht mehr als 6 Monaten

zulässig.

Jedenfalls müssen dann die Überwachungsaktivitäten so schnell wie möglich abgeschlossen werden, sobald der Notfallstatus aufgehoben ist und die normale Situation und der normale Betrieb wiederhergestellt sind. Wo immer möglich, muss die Überwachung innerhalb des laufenden Zertifizierungsjahres stattfinden. Nachfolgende Überwachungsaktivitäten sind in Übereinstimmung mit dem ursprünglichen Programm fortzusetzen, es ist keine Reduktion der im Zertifizierungszyklus erforderlichen Audits zulässig.

Re-Zertifizierung
Es sind möglichst alle Re-zertifizierungs Audits im Falle außerordentlicher Ereignisse oder Umstände mittels „remote assessments“ & begleitendem „document review“ – oder vergleichbar verlässlicher Auditmethoden – durchzuführen.
Nur wenn dies nicht möglich ist, kann – für den Fall, dass auf der Grundlage der gesammelten Informationen ein ausreichender dokumentierter Nachweis vorliegt, Vertrauen in die Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems zu schaffen – die CB in Erwägung ziehen, die Zertifizierung um einen Zeitraum von höchstens 6 Monaten über das ursprüngliche Ablaufdatum hinaus zu verlängern. Eine solche außergewöhnliche Verlängerung verursacht jedenfalls keine Änderung in ursprünglichen Zertifizierungszyklus.
Wenn die Rezertifizierungsbewertung nicht innerhalb von 6 Monaten durchgeführt werden kann, ist das Zertifikat auszusetzen. In diesem Fall gilt die reguläre Politik der Zertifizierungsstelle im Falle einer Aussetzung.

Quelle: Akkreditierung Austria
Download: ‚LF Leitfaden L41_Reaktion auf außerordentliche Ereignisse oder Umstände_V01_20200312.pdf‘

DI Harald Staska

DI Harald Staska

Gründer & Geschäftsleitung von STASKA consulting; Berater, Trainer und Auditor, Delegierter in den technischen Komitees ISO/TC 176/SC 2 (Anm.: ISO 9001) und ISO/TC 176/SC 3/WG 24 (Anm.: ISO/AWI 10009), Experte von Austrian Standards International im Komitee 129 – "Qualitätsmanagementsysteme und Business-Excellence" sowie Mitglied der Arbeitsgruppe 252.07 „Risikomanagement“.

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